CRM-система «Верность»
Концепция СRM «Верность» была разработана нами после нескольких встреч с зооволонтёрами — кураторами крупных передержек и приютов, а также на основе нашего опыта работы с ними в течение 7 лет. О практике создания CRM мы узнали на обучении в экспериментальной школе Фонда президентских грантов «НКО.Трансформация», где Алёна Куратова, директор БФ «Дети-бабочки», рассказала о возможностях используемой ими системы.
Мы создавали концепцию объединения организационных процессов сообщества ярославских зоозащитников на основе нашей 7-летней коммуникации, за время которой накопилось много информации и данных.
Главная задача CRM — ускорение совместной работы и повышение её эффективности, объединение волонтёров, НКО, зоозащитных сообществ на базе «Верности».
Созданный нами программный продукт универсален и подойдет для автоматизации процессов зоосообществ других регионов России. На данный момент системой пользуются волонтёры Ярославской, Оренбургской областей и ХМАО.
Список модулей и краткое описание функционала
Модуль «Стерилизация»
Автоматизирует процесс подачи и обработки заявок на льготную стерилизацию животных.
- SMS-авторизацияВход в систему осуществляется через sms-код, аккаунты пользователей привязаны к их телефонам.
- Подпись документов с помощью ПЭПДокументооборот с заявителем осуществляется с использованием ПЭП (простой электронной подписи) без визитов в офис некоммерческой организации, бумажной печати документов, передачи сканированных копий. Копии документов автоматически отсылаются на e-mail заявителя.
- Настраиваемые шаблоны документовФормируемые по заявкам документы можно гибко настраивать (используется шаблон MS Word).
- Гибкая настройка полей в заявкеПоля формы в заявке настраиваются в панели администратора. Форма заявки разработана на основе многолетного опыта АНО «Верность».
- Модерация заявокМенеджер проекта проверяет и модерирует заявки. Возможны поиск, отбор, массовая выгрузка заявок в MS Excel, массовая выгрузка подписанных документов в файл-архив.
- Система уведомлений о событияхНа каждом этапе прохождения заявки работает система e-mail-уведомлений заявителям и менеджеру проекта.
Модуль «Доноры»
Собирает из разных источников информацию о донорах организации.
- Загрузка данных из нескольких платёжных системВ систему автоматически подгружаются данные неограниченного количества аккаунтов платёжных систем (cloudpayments.ru и yookassa.ru). Агрегированная информация доступна для анализа.
- Учёт кампаний по сбору средствВ режиме реального времени можно наблюдать, как продвигаются кампании по сбору средств.
- Загрузка платежей из банковской выпискиПлатежи, поступающие напрямую на расчётный счет, ежедневно считываются из банковской выписки и доступны для систематизации и анализа (реализовано для Сбербанк Бизнес Онлайн (СББОЛ).
- Автоматическая публичная информация по доходамДанные по поступившим пожертвованиям автоматически в режиме реального времени выгружаются на сайт, например, https://spasibozavernost.ru/reports.
Модуль «Помощь кормом»
Автоматизирует процесс подачи заявок на помощь кормом и верификацию подопечных, нуждающихся в помощи.
- Учёт подопечных и верификацияСистема позволяет вести учёт подопечных и проводить верификацию данных. Зооволонтёры заполняют данные сами в личном кабинете. Учёт подопечных ведётся в разрезе мест нахождения, категории животного, места жительства (дом/улица), характеристик животного (стерилизовано/чипировано/вакцинировано).
- Агрегация данных о бездомных животныхВсе данные о подопечных доступны для подсчёта, анализа и выгрузки. Например, к январю 2024 года мы смогли собрать базу данных о бездомных животных Ярославской области. Теперь эти данные можно использовать в том числе для принятия управленческих решений на уровне региона.
- Подача и модерация заявок на помощь кормомЗооволонтёры могут в автоматическом режиме подавать заявки на помощь кормом, а менеджер — их проверять и администрировать. В системе хранится вся история заявок, в том числе о размере полученной помощи.
- Система уведомлений о событияхНа каждом этапе прохождения заявки работает система e-mail-уведомлений заявителям и менеджеру проекта. Шаблон каждого уведомления легко настраивается.
Модуль «Просвещение»
Автоматизирует процесс подачи заявок на проведение просветительских мероприятий.
- Учёт типовых просветительских мероприятийВ системе можно хранить информацию о типах проводимых мероприятий для разной аудитории и условий.
- Подача и модерация заявок на проведение мероприятийЗаявители могут в автоматическом режиме подавать заявки на проведение мероприятий, а менеджер — их проверять и администрировать. В системе хранится вся история заявок, в том числе и о результатах: объёме собранного корма и финансовых средств в помощь животным.
- Отчётность для грантодателейМодуль позволяет передавать и хранить информацию об отзывах заявителей, печатать и хранить письма-подтверждения о проведённых мероприятиях.
- Система уведомлений о событияхНа каждом этапе прохождения заявки работает система e-mail-уведомлений заявителям и менеджеру проекта. Шаблон каждого уведомления легко настраивается.
Модуль «Учёт животных»
Автоматизирует учёт животных в приютах и на передержках (пунктах временного содержания).
- Детальный учёт подопечныхПо животным хранится максимально детальная информация: кличка, пол, рост, вес, порода, характер, номер чипа, окрас и др. В карточке есть блок с публичной информацией для сайта (для настройки автоматической выгрузки данных на сайт). Хранятся истории каждого подопечного (доступна автозагрузка данных из постов ВКонтакте).
- Гибкая настройка справочниковСправочники «Категории животных», «Породы животных», «Приюты», «Типы перемещений животных», «Типы процедур животных», «Размеры животных», «Окрасы животных», «Типы кормов», «Нормы кормов», «Рационы» и др. редактируются пользователем системы.
- Учёт перемещений и процедурРазработана система регистрации перемещений животных (поступление в приют, передача на передержку, побег, пристрой и т. п.), а также система регистрации процедур, проводимых с животными (лечение, стерилизация, вакцинация, чипирование и др.). По периодическим процедурам строится график процедур, работают автоматические уведомления о необходимости провести процедуры сообщением «ВКонтакте» и письмом на электронную почту.
Есть опция массового ввода процедур для случаев, когда манипуляции со всеми животными проводятся за 1-2 дня (обработка от паразитов и др.). - Печать документов и отчётыРазработаны и выводятся на печать типовые формы: карточка животного, акт приёма-передачи животного, карточка учёта процедуры животного. За основу разработки взяты типовые правила содержания и учёта животных в приютах, принятые в нескольких регионах России. Шаблоны легко редактируются.
Данные CRM выгружаются в MS Excel (списки животных в разрезе параметров, график процедур), строится отчёт потребности приюта в кормах на основе данных о рационах животных.
Модуль «Финансовый и аналитический учёт»
Автоматизирует учёт доходов и расходов организации.
- Ежедневная автозагрузка поступлений и расходов организации, простой поиск по платежамСистема поддерживает автоматическую загрузку банковских выписок организации в режиме онлайн (ежедневно в рабочие дни с использованием услуги банка «Выписка по расписанию»).
Менеджеры организации могут легко находить нужные платежи: поиск интуитивно понятен, есть типовые часто используемые параметры (например, платежи по QR-коду, сборы с краудфандинговых платформ). - Аналитический учёт финансов по 4 параметрамКаждый платёж может быть отнесен к 4 аналитикам: направление деятельности организации, статья затрат, проект или источник финансирования, группа статей затрат (для грантов).
Аналитические отчёты позволяют в режиме онлайн видеть поступления средств по источникам финансирования и расходы организации в разрезе направлений деятельности, статей затрат, проектов, групп затрат.
Это позволяет выгружать публичную отчётность по доходам и расходам организации онлайн. Пример: отчетность «Верности». - Роботы платежейСистема поддерживает автоматическое разнесение платежей по разным параметрам (аналитикам) согласно настройкам роботов. Благодаря этому аналитический учёт становится прост, доступен и интуитивно понятен.
- Дополнительные настройки для удобства и отчёты для руководителяМодуль поддерживает ввод начальных остатков в разрезе параметров, разбиение отдельного платежа на разные параметры (часто такое требуется для подотчётных сумм, которые могут иметь разные, к примеру, статьи затрат).
Разработаны различные форматы отчётов: финансовые результаты для руководителя, остатки и обороты по проектам и источникам финансирования, универсальные отчёты по доходам и расходам.
Работают ежедневные автоматические уведомления руководителю о важных платежах через систему сообщений «ВКонтакте».
Модуль «Отчётность грантодателям»
Автоматизирует учёт грантовых мероприятий и событий по ним.
- Хранение мероприятий в разрезе проектовМодуль адаптирован под календарный план мероприятий и учёт ключевых контрольных точек (согласно типовой структуре отчётности по проектам Фонда президентских грантов).
Для каждого мероприятия можно добавить до 5 учётных показателей, например, «человек на экскурсии», «стерилизованные собаки», «публикации в СМИ», «участники «Уроков верности». - Регистрация отчётного событияПри регистрации в CRM отчётного события заполняются следующие сведения: базовое мероприятие события, дата, короткое и полное описание события, ссылки на публикации, файл письма-подтверждения, признак софинансирования и денежный эквивалент, внутренний комментарий к отчёту, коллекция фотографий, числовые значения показателей мероприятия.
Поддерживается автоматическая загрузка события из поста «ВКонтакте», благодаря чему исключается двойная работа. Менеджеру остаётся только проверить данные и проставить числовые показатели события. - Оперативный учёт достижения показателей мероприятийЧисловые показатели всех событий суммируются. В любой момент можно посмотреть, достигнуты ли количественные показатели мероприятий и насколько.
- Выгрузка отчётов в разрезе мероприятийВсе события по мероприятию можно легко выгрузить в pdf-файл с всеми данными, включая фотографии, кликабельные ссылки на отчёты, количественные показатели с подсчётом по нарастающей.
Формат выгрузки очень удобен для проверки куратором проекта.
Также реализована возможность выгрузки отчётов о проведённых событиях в онлайн-режиме. В качестве примера можно посмотреть раздел с отзывами о проведённых «Уроках верности».
Модуль «Документы подрядчиков»
Автоматизирует процессы взаиморасчетов и документооборот с подрядчиками (самозанятыми)
- Платежи и документы физических лицДля учета услуг от самозанятых и индивидуальных предпринимателей был разработан данный модуль. Как правило, самозанятые не всегда умеют и могут оформлять документы согласно строгим требованиям некоммерческих организаций и их грантодателей. Поэтому процесс начисления вознаграждения, оплаты и оформления документов был автоматизирован на базе нашей CRM.
- Справочники "Физические лица" и "Услуги физических лиц"В системе хранится информация по физическим лицам - поставщикам услуг: ФИО, тип физлица, ИНН, адрес, паспортные данные, емайл, телефон, банковские реквизиты, базовая ставка по оплате услуг. К карточке физического лица можно приложить любое количество важных документов.
Справочник услуг позволяет хранить наименования типовых услуг для использования их в начислениях и документах. - Начисление вознаграждений и визированиеСистема поддерживает удобное начисление вознаграждений физическим лицам. В платеже хранится информация о физическом лице, услуге, дате начала оказания услуги и дате окончания, крайнем сроке платежа, количестве оказанных услуг, проекте, по которому идет работа, и группе затрат (для грантов). К начислению можно приложить любые дополнительные документы, которые хранятся в системе (например, договор, акт, чек самозанятого).
Настроена система визирования: менеджер создает начисление, директор его утверждает, бухгалтер проверяет и оплачивает. Уведомления о необходимости проверки и визирования приходят к ответственным лицам в сообщения ВКонтакте. - Типовые документы сделок с физическим лицомМодуль поддерживает автоматическое заполнение реквизитов любого количества типовых документов, которыми оформляются услуги физических лиц. Данные об организации берутся из настроек CRM, данные о физическом лице - из его карточки. Дата, номер договора, акта оказанных услуг и прочие реквизиты типовых документов берутся из самого начисления. Процесс печати документов занимает считанные минуты. Шаблоны для печати легко настраиваются параметрами документа MS Word.