CRM-система "Верность CRM"

Концепция создания "СRM Верность" была разработана нами после нескольких встреч с зооволонтёрами — кураторами крупных передержек и приютов. О практике создания CRM мы узнали на обучении в экспериментальной школе Фонда президентских грантов «НКО.Трансформация», где директор БФ «Дети-бабочки» рассказала о возможностях используемой ими системы.

Мы создали концепцию объединения организационных процессов сообщества ярославских зоозащитников на основе нашей 6-летней коммуникации, за время которой накопилось много информации и данных.

Главная задача CRM - ускорение совместной работы и повышение её эффективности, объединение разных зоозащитных сообществ на базе «Верности».

Созданный нами программный продукт универсален и подойдет для автоматизации процессов зоосообществ других регионов России.

Список модулей и краткое описание функционала:
Модуль "Стерилизация"
Автоматизирует процесс подачи и обработки заявок на льготную стерилизацию животных.
  • SMS-авторизация
    Вход в систему осуществляется через sms-код, аккаунты пользователей привязаны к их телефонам.
  • Подпись документов с помощью ПЭП
    Документооборот с заявителем происходит с использованием ПЭП (Простой электронной подписи) без визитов в офис некоммерческой организации, бумажной печати документов, передачи сканированных копий. Копии документов автоматически отсылаются на e-mail заявителя.
  • Настраиваемые шаблоны документов
    Формируемые по заявкам документы можно гибко настраивать (используется шаблон MS Word)/
  • Гибкая настройка полей в заявке
    Поля формы в заявке настраиваются в панели администратора. Форма заявки разработана на основе многолетного опыта АНО "Верность".
  • Модерация заявок
    Менеджер проекта проверяет и модерирует заявки. Возможны поиск, отбор,  массовая выгрузка заявок в MS Excel, массовая выгрузка подписанных документов в файл-архив.
  • Система уведомлений о событиях
    На каждом этапе прохождения заявки работает система e-mail уведомлений заявителям и менеджеру проекта.
Модуль "Доноры"
Собирает из разных источников информацию о донорах организации
  • Загрузка данных из нескольких платежных систем
    В систему автоматически подгружаются данные неограниченного количества аккаунтов платежных систем (https://cloudpayments.ru/ и https://yookassa.ru/). Агрегированная информация доступна для анализа.
  • Учет кампаний по сбору средств
    В режиме реального времени можно наблюдать, как продвигаются кампании по сбору средств.
  • Загрузка платежей из банковской выписки
    Платежи, поступающие напрямую на расчетный счет, ежедневно считываются из банковской выписки и доступны для систематизации и анализа (реализовано для Сбербанк Бизнес Онлайн (СББОЛ)).
  • Автоматическая публичная информация по доходам
    Данные по поступившим пожертвованиям автоматически в режиме реального времени выгружаются на сайт. Пример: https://spasibozavernost.ru/reports
Модуль "Помощь кормом"
Автоматизирует процесс подачи заявок на помощь кормом и верификацию подопечных, нуждающихся в помощи.
  • Учет подопечных и верификация
    Система позволяет вести учет о подопечных и проводить верификацию данных. Зооволонтёры заполняют данные сами в личном кабинете. Учет подопечных ведется в разрезе мест нахождения, категории животного, места жительства (дом/улица), характеристик животного (стерилизовано/чипировано/вакцинировано).
  • Агрегация данных о бездомных животных
    Все данные о подопечных доступны для подсчета, анализа и выгрузки. Например, к январю 2024 года мы смогли собрать базу данных о бездомных животных Ярославской области. Теперь эти данные можно использовать в том числе для принятия управленческих решений на уровне региона.
  • Подача и модерация заявок на помощь кормом
    Зооволонтеры могут в автоматическом режиме подавать заявки на помощь кормом, а менеджер - их проверять и администрировать. В системе хранится вся история заявок, в том числе о размере полученной помощи.
  • Система уведомлений о событиях
    На каждом этапе прохождения заявки работает система e-mail уведомлений заявителям и менеджеру проекта. Шаблон каждого уведомления легко настраивается.
Модуль "Просвещение"
Автоматизирует процесс подачи заявок на проведение просветительских мероприятий
  • Учет типовых просветительских мероприятий
    В системе можно хранить информацию типах проводимых мероприятий для разной аудитории и условий.
  • Подача и модерация заявок на проведение мероприятий
    Заявители могут в автоматическом режиме подавать заявки на проведение мероприятий, а менеджер - их проверять и администрировать. В системе хранится вся история заявок, в том числе и о результатах: объеме собранного корма и финансовых средств в помощь животным.
  • Отчетность для грантодателей
    Модуль позволяет передавать и хранить информацию об отзывах заявителей и печатать/хранить письма-подтверждения о проведенных мероприятиях.
  • Система уведомлений о событиях
    На каждом этапе прохождения заявки работает система e-mail уведомлений заявителям и менеджеру проекта. Шаблон каждого уведомления легко настраивается.
Модуль "Учет животных"
Автоматизирует учет животных в приютах/передержках.
  • Детальный учет подопечных
    По животным хранится максимально детальная информация: кличка, пол, рост, вес, порода, характер, номер чипа, окрас и т.п.
  • Гибкая настройка справочников
    Справочники “Категории животных”, “Породы животных”, “Приюты”, “Типы перемещений животных”, “Типы процедур животных”, “Виды перемещений животных” редактируются пользователем системы.
  • Учет перемещений и процедур
    Разработана система регистрации перемещений животных (поступление в приют, передача в передержку, побег, пристрой и т.п.), а также система регистрации процедур, проводимых с животными (лечение, стерилизация, вакцинация, чипирование и т.п.)
  • Печать документов
    Разработаны и выводятся на печать типовые формы - карточка животного, акт приема-передачи животного, карточка учета процедуры животного. За основу разработки взяты типовые правила содержания и учета животных в приюте (принятые в нескольких регионах России). Шаблоны легко редактируются.
Модуль "Финансовый и аналитический учёт"
Автоматизирует учет доходов и расходов организации.
  • Ежедневная автозагрузка поступлений и расходов организации, простой поиск по платежам
    Система поддерживает автоматическую загрузку банковских выписок организации в режиме "онлайн" (ежедневно в рабочие дни с использованием услуги банка "Выписка по расписанию").

    Менеджеры организации могут легко находить нужные платежи: поиск интуитивно понятен, есть типовые часто используемые отборы (например, платежи по QR-коду, сборы с краудфандинговых платформ).
  • Аналитический учет финансов по 4 аналитикам
    Каждый платеж может быть отнесен к 4 аналитикам: направление деятельности организации, статья затрат, проект или источник финансирования, группа статей затрат (для грантов).

    Аналитические отчеты позволяют в режиме онлайн видеть поступления средств по источникам финансирования и расходы организации в разрезе направлений деятельности, статей затрат, проектов, групп затрат.

    Это позволяет выгружать публичную отчетность по доходам и расходам организации онлайн. Пример: Отчетность Верности
  • Роботы платежей
    Система поддерживает автоматическое разнесение платежей по аналитикам согласно настроенным роботам. Благодаря этому аналитический учет становится прост, доступен и интуитивно понятен!
  • Дополнительные настройки для удобства и отчеты для руководителя
    Модуль поддерживает ввод начальных остатков в разрезе аналитик, разбиение отдельного платежа на разные аналитики (часто такое требуется для подотчетных сумм, которые могут иметь разные, к примеру, статьи затрат).

    Созданы различные отчеты: финансовые результаты для руководителя, остатки и обороты по проектам и источникам финансирования, универсальные отчеты по доходам и расходам.

В настоящее время разработка внедряется в АНО "Верность". По состоянию на февраль 2024 года в CRM-системе “Верность” зарегистрировано около 250 зооволонтеров, подано около 300 заявок на стерилизацию животных, 2 заявки на проведение уроков “Верности”, занесены данные о 4129 бездомных животных и 100 их кураторов из 10 районов Ярославской области, поданы около 30 заявок на помощь кормом (пока заявки массово не принимали), хранится информация об около 29 000 платежей доноров из cloudpayments и 56 000 платежей из youkassa.

Завершение разработки планируется в июне 2024 года.

Кроме указанных выше модулей разработаны или планируются к разработке модули "Ежемесячная статистика ветеринарных организаций", "Мониторинг данных", "Учет услуг самозанятых", "Отчетность перед грантодателями".

Техническая реализация: для работы системы требуется стандартный WEB-хостинг (php + mysql + smarty). Перед разработчиками ставилась задача сделать предельно доступное для некоммерческого сектора решение, не требующее дорогостоящих ресурсов и не сложное в возможной последующей доработке при внедрении.

Есть вопросы? Пишите: crm@spasibozavernost.ru